Certamente você conhece as qualidades e fraquezas de cada um do seu time, mas quando essas características não estão claras, fica difícil estipular onde cada um deve atuar. Quando uma atividade fica sem responsável para executa-la, provavelmente ela ficará esquecida. Mas como fazer para não perder nenhuma dessas atividades, sejam rotineiras ou pontuais, no meio de tantos projetos e colaboradores envolvidos? Essa divisão de responsabilidades é um dos grandes desafios na rotina dos gestores, mas existem algumas técnicas que podem te orientar nesta distribuição de papéis. Conheça a Matriz RACI:
• Responsible (Responsável): é o responsável por completar as tarefas e as entregas, ou seja, aqueles que de fato executam.
• Accountable (Aprovador): é quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto.
• Consulted (Consultado): é o papel de quem é consultado, dentro ou fora da sua empresa, para que possa contribuir para a execução das tarefas. Alguém cuja participação tem valor ou é essencial.
• Informed (Informado): são clientes, stakeholders ou quaisquer pessoas que devem ser atualizadas sobre o andamento do projeto. São notificadas de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidas no processo de tomada de decisão.
Através dessa estrutura, cada consegue identificar suas atribuições durante um projeto. Por meio de um gráfico, você pode separar em uma coluna as atividades e à direita, o nome de todos envolvidos. Em cada linda, você vai indicar, ao lado as tarefas, a letra que corresponde à sigla (R-A-C-I) que corresponde ao papel de cada pessoa. Veja um exemplo simples:
Ainda que pareça simples, quando papéis são efetivamente distribuídos e bem definidos, as decisões são tomadas mais rapidamente, a prestação de contas é mais transparente e o fluxo de trabalho, muito mais organizado.
Em resumo, a Matriz RACI ajuda a:
Eliminar a confusão da atribuição de responsabilidades;
Prevenir a alocação excessiva de recursos para um projeto e vice-versa;
Evitar a microgestão na rotina diária;
Define quais os papéis envolvidos no projeto;
Garantir que nenhuma tarefa receba mais recursos do que o necessário;
Analisar e realocar recursos quando ocorrer saídas ou integração de novos funcionários.
A Matriz RACI pode ser um bom começo para reorganizar os projetos e eliminar vários problemas, de forma simples. Os gestores vão passar a ter a conversa certa com as pessoas certas, economizando tempo e recursos.
